Upphandla ekonomisystem

Om du tar detta in i affärsområdet och här, i synnerhet finansiella system, handlade det om olika lösningar för budgetering, rapportering, konsolidering, kontobevis, rese-och upphandla ekonomisystem och andra applikationer. Dessa applikationer med spetsegenskaper var ofta också ett steg före de stora att komma in på marknaden med lösningar som inte tidigare erbjudits.

Kunderna vill alltid ha det bästa, och detta upphandla ekonomisystem banat väg för nya marknadsandelar på bekostnad av etablerade. Du upphandla ekonomisystem kund har ofta valt ett system för elektronisk fakturahantering från en nischleverantör inom just det området, precis som du har valt ett BI-system från en annan nischleverantör inom det området.

Det här är bara två exempel på vad som har publicerats utanför det finansiella systemet. Många av leverantörerna av vad som främst var ett finansiellt system med en gemensam huvudbok och kontrast som bas utvecklade gradvis nya moduler och började närma sig vad man skulle kalla affärssystem. Men basen som vi har valt för namnet på finansiella system är fortfarande kontraster i vägen, huvudboken, och det läggs också ofta till.

Men när nya betalningsformer blir tillgängliga är det troligt att den traditionella faktureringsprocessen också blir alltmer sällsynt. Därför kan man säga att de områden av processer som stöds av det ekonomiska systemet kommer att minska och kommer att minska ännu mer i framtiden. En sådan vidareutveckling kommer att öppna upp för leverantörer att sätta ihop ansträngningar för att utveckla allt som rör redovisning.

Det finns fortfarande mycket att göra här - inte minst när det gäller digitalisering och automatisering. Exempel på detta är förenkling och automatisering av allt relaterat till finansiell rapportering, ett ännu bättre process-och arbetsflödesstöd för alla processer som kräver certifikat och godkännande från flera personer, automatiserar avstämning mellan transaktioner i olika moduler och många andra förbättringar.

I de möten Vi har med leverantörer ser vi att detta redan börjar hända. Det kan finnas andra lösningar som är mer kostnadseffektiva eller inom andra delar av kontraktet som konsumeras mer av upphandla ekonomisystem. För att utreda behoven har ESV inlett en omfattande förstudie av myndigheternas administrativa system. Ett beslut kommer inte att fattas i April. Leif Lind på ESV ansvarar för förstudien, och han säger att den beräknas vara klar i April.

Och först då bestämmer de om några inköp behövs. Förutom myndigheternas behov kommer ny teknik och nya funktioner att efterfrågas samtidigt. Enligt Leif Lind är frågan vi måste ställa oss hur många myndigheter som behöver upphandlas för att motivera de nya ramavtalen. Under hösten anordnade Ekonomistyrningsverket en rad möten med regeringsrepresentanter. Och då fanns det några åsikter om att det inte finns några avtal idag.

Agresso dominerar marknaden med nästan 90 procent av myndigheterna som idag använder agressos finansiella system, som ursprungligen ägdes av staten, som hanterade systemtransaktioner, dvs. support och konsultstöd för Agresso. Det ansågs inte att staten skulle vara ansvarig för denna typ av verksamhet. Upphandla ekonomisystem denna chef har 50 anställda flyttat från ESV till Agresso, mestadels kundsupportpersonal.

Varje år genomför ESV en undersökning bland myndigheterna för att ta reda på hur agressos finansiella system fungerar i transaktioner. Sedan förmedlar vi också dessa önskemål till Agresso AB som vidareutvecklar systemet, säger Göran Björstad på Ekonomistyrningsverket. ESV har också en aggressiv styrelse som träffas ett par gånger om året, och de tittar också på vilka andra produkter som finns på marknaden och hur de utvecklas.

Det uppskattas att myndigheterna har upprätthållit samma finansiella system i minst 15-20 år, och inte många myndigheter kommer att förändras. Följaktligen spelade detta ingen roll för upphandlingsavtalen. För att ESV: upphandla ekonomisystem genomförbarhetsstudie ska vara användbar kommer de att gå ut och be om behov under de kommande åren.

Vi kommer att fråga myndigheterna vad de behöver och också titta på vad som händer på marknaden i framtiden. Göran Björstad säger att de också tittar på mer kompletta affärssystem, som också innehåller funktioner för lönehantering och andra administrativa funktioner. Dela resurser en annan trend för att optimera supportaktiviteter, såsom ekonomi-och lönehantering, är den så kallade delade tjänsten.

Vi pratar om att kombinera administration från flera operationer. I stora organisationer är det vanligt att centralisera administrationen till en organisationsenhet, men det finns också en möjlighet för små organisationer med liknande aktiviteter att kombinera administrativa stödaktiviteter för att uppnå stordriftsfördelar. Man måste räkna med kostnader, men man måste också titta på kvalitet när det gäller tillgänglighet och rutiner, säger Leif Lind på ESV.

Ett antal myndigheter har redan gemensamma upphandla ekonomisystem. Utformningen av dem är väldigt annorlunda, och testen var inte så långt borta. Skatteverket, Försäkringskassan och Umeå universitet har genomfört stora allmänna serviceprojekt, men de finns också i mindre skala. Vid den upphandla ekonomisystem hade statliga avtal ännu inte undertecknats, så de genomförde inköp på egen hand.